Alles organisieren. Ohne programmieren.

 

Mit GuestOffice organisierst du jeden Anlass und Dein Teilnehmer-Management effizient, sicher und ohne technische Hürden.

Egal ob Messe, Haus-Event, Seminar oder Roadshow – du startest mit fixfertigen Templates für Deine Teilnehmer und Besucher, intelligenten Formularen und durchdachten Automationen.
Einmal eingerichtet, läuft alles wie von selbst: Einladungen, Buchungen, Rückmeldungen, Check-ins, Auswertungen.
Kein Code, kein Chaos – einfach loslegen.

GuestOffice bietet dir sofort einsatzbereite Lösungen für unterschiedlichste Anlässe und Organisationsaufgaben im Teilnehmer managen  – out of the box, ohne Programmierkenntnisse.
Hier findest du eine Auswahl typischer Themen, die du direkt automatisiert umsetzen kannst:

 

Thema	Beschreibung
Abfragen in der Organisation	Abfragen innerhalb von Teams oder Abteilungen, z. B. für Hausmessen, Tage der offenen Tür oder Aktionen: Wer benötigt was? Welche Fläche, welches Material, wie viele Helfer? Wiederkehrende Projekte einfach kopieren und anpassen.
Besucher	Verwaltung und Registrierung von Besuchern für Events, inklusive Check-in und Zugangskontrolle.
Buchung Ressourcen	Planung und Verwaltung von Räumen, Geräten, Mietressourcen, Hotels, Tickets, Dienstleistungen oder Shuttle-Diensten.
Einladen	Organisation von Einladungen, inklusive Ticketversand, Rückmeldungen und Check-in.
Einladungsmanagement	Detaillierte Planung und Steuerung von Einladungen mit Zielgruppenfilterung, Versandplanung und automatisiertem Rücklauf.
Flohmarkt	Organisation und Verwaltung von Verkaufsständen und Teilnehmern für Flohmärkte.
Gruppen	Verwaltung von Teilnehmergruppen inklusive Rollen, Funktionen und Zuordnungen.
Haus-Messe	Planung und Organisation einer internen Messe mit Ausstellern, Ständen und Besuchern.
Hütten-Event	Organisation von Hüttenwochenenden inkl. Teilnehmerregistrierung, Zimmerbuchung und Aktivitätenplanung.
Incentive	Planung und Durchführung von Belohnungs- oder Motivationsveranstaltungen für Mitarbeitende oder Kunden.
Koch-Event	Organisation von Kochkursen oder kulinarischen Events mit Gruppen, Terminbuchungen und Programmverwaltung.
Kontakte	Verwaltung von Kontakten und Leads inklusive Herkunftsprotokoll, Segmentierung und Zielgruppenbildung.
Kunden-Event	Planung und Organisation von Veranstaltungen zur Kundenbindung und Akquise.
Lead-Formulare & Follow-up	Erstellung von Formularen zur Leadgenerierung und automatischen Nachverfolgung über MPT-Cockpit oder separate Projekte.
Messen	Organisation und Verwaltung von Messeauftritten für Aussteller und Besucher – von Einladung bis Nachbereitung.
Mitarbeiter-Teams	Planung und Organisation von Teams, Aufgaben und Zuständigkeiten für Events oder Projekte.
Mitarbeiterfest	Planung und Organisation von Mitarbeiterfeiern, inklusive Einladung, Anmeldung und Check-in.
Party	Planung und Organisation von Partys mit Gästeliste, Einladungsversand und Zutrittsmanagement.
Point-of-Sale-Aktion	Organisation von Verkaufs- oder Promotion-Aktionen direkt am POS, inklusive Ressourcen- und Personalplanung.
Projekte	Strukturierte Planung und Steuerung von Projekten in allen Phasen – transparent, nachvollziehbar, effizient.
Projekte, Aufgaben & To-dos	Detaillierte Verwaltung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Dokumenten und Deadlines.
Referenten	Organisation und Verwaltung von Referenten, Rednern und Moderatoren für Events.
Registrierung	Online-Anmeldung und Registrierung für Veranstaltungen mit individuellen Optionen und Buchungslogik.
Reisen	Planung und Organisation von Delegations- oder Gruppenreisen mit Flug, Bahn, Shuttle oder PKW und zentralem Teilnehmermanagement.
Seminare	Planung, Buchung und Durchführung von Seminaren, Schulungen und Workshops mit optionalem Payment.
Sponsoring	Verwaltung von Sponsoren, Leistungen, Paketen und Gegenleistungen innerhalb von Veranstaltungen.
Tag der offenen Tür	Organisation eines offenen Besuchertages mit Programmpunkten, Ressourcen und Helferplanung.
Team-Building	Planung und Umsetzung von Teambuilding-Maßnahmen mit Workshops, Gruppenaktivitäten und Feedbackoptionen.
VIP-Business / Sales	Organisation exklusiver Veranstaltungen oder Sales-Aktionen für VIP-Kunden.
Coach-CRM mit Online-Sale	Verkauf und Verwaltung von Coachings, Seminaren und digitalen Produkten mit integrierter Zahlungsabwicklung.
CRM	Kundenverwaltung und Pflege mit Gästelisten, Kontaktprotokollen, automatischen Mailings und Auswertungen.
Hospitality-Booking	Verwaltung und Buchung von Hospitality-Bereichen, Logen oder VIP-Flächen.
Logenbelegung	Belegung und Verwaltung von Logen mit Gästen, Tickets und Cateringoptionen.
Stellplatzbuchung	Buchung und Verwaltung von Stellflächen für Aussteller, Fahrzeuge oder Equipment.
Ausstellungsflächen buchen	Online-Buchung und Verwaltung von Ausstellungs- und Präsentationsflächen mit automatisierter Zuteilung.
Führungen	Planung, Buchung und Verwaltung von Führungen, Besuchergruppen und Zeitfenstern.

FAQ zu Teilnehmermanagement Software

Was ist Teilnehmermanagement Software?

Sie bündelt Einladungen, Anmeldungen, Kommunikation, Tickets, Check-in und Auswertungen zentral – für effizient organisierte Veranstaltungen.

Wofür eignet sich die Lösung von FIRST SOLUTIONS?

Für Webinare, Seminare, Roadshows, Hausmessen, Empfänge und Delegationsreisen – skalierbar vom kleinen Event bis zum großen Format.

Welche Kernfunktionen deckt die Software ab?

Einladungsmanagement, dynamische Formulare, Kontingente & Wartelisten, Ticketing & Zahlungen, QR-Check-in, E-Mail-Automation, Reporting & Exporte.

Ist die Lösung DSGVO-konform?

Ja – Einwilligungen, Rollen- & Rechtekonzept, Protokollierung sowie definierte Aufbewahrungs- und Löschfristen unterstützen eine konforme Umsetzung.

Unterstützt ihr Online- und Hybrid-Events?

Ja – inklusive Streaming-Links, Zugriffssteuerung, Kalenderdateien, Erinnerungen und getrennten Kontingenten für vor Ort und online.

Ticketing & Payment?

Kostenfreie oder kostenpflichtige Tickets, Rabattlogik, Rechnungsstellung und Anbindung gängiger Zahlungsanbieter.

TYPO3, CRM & Marketing-Tools?

Formulare/Listen einbettbar; Kontakte, Buchungen und Kampagnendaten lassen sich per Schnittstellen/REST-API synchronisieren.

Demo & schneller Start?

Live-Demo anfragen oder mit einem Starter-Paket beginnen – ideal für den schnellen, begleiteten Einstieg.

Du hast dein Thema nicht gefunden?

 

Kein Problem – GuestOffice wächst mit deinen Anforderungen. Unsere Plattform ist modular aufgebaut und lässt sich für nahezu jeden Anlass anpassen – ob Spezialveranstaltung, interne Prozesse oder individuelle Formulare.

Wir unterstützen dich gern dabei, deine Organisation zu vereinfachen – ganz gleich, ob du eine Veranstaltung, ein Team oder komplexe Abläufe koordinierst. Ein kurzer Austausch genügt, und wir zeigen dir, wie du dein Thema in GuestOffice perfekt abbildest.

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„Wenn du es organisieren kannst, kannst du es auch mit GuestOffice automatisieren.“
Egal ob einmalig, regelmäßig oder völlig individuell – GuestOffice passt sich an deine Abläufe an.