Mit GuestOffice verfügen Sie über eine Software für Ihr Teilnehmer-Management, welche die Aufgabe zum einfachen digitalen Einladen durch personalisierte E-Mails ebenso effektiv und modern unterstützt wie die dazugehörende Online-Registrierung und den zahlreichen darin befindlichen buchbaren Elementen.

Die flexible und funktionsreiche Struktur erlaubt die Steuerung und Erhebung von Daten nach von Ihnen selbst gewählten Kategorien und Gruppen. Somit spielt es keine Rolle, ob Sie Mitarbeiter für eine Fortbildungs- und Seminar-Serie ansprechen oder Kunden für eine Online-Präsentation, einen Tag der offenen Tür, Messe oder Roadshow, Und das alles in einer Software im DIY (do-it-yourself) Modus.

Die Funktionen zur Kommunikation in dieser Teilnehmer-Management Software erlauben den vollautomatischen, zeitgesteuerten Versand von personalisierten E-Mail-Nachrichten nebst personalisierten Anlagen für weitere Informationen, Teilnahme-Bescheinigungen, QR-Code Check-In und bei Bedarf auch alles klassisch zum Ausdrucken.

Das integrierte Adress-CRM ermöglicht optional ein facettenreiches Management Ihrer Kontakte, eine vollautomatische Historien- und Daten-Administration ganz gleich ob mit Blick auf Ihre Compliance-Regeln, der Zustimmung zur Datenverarbeitung und Ihren individuellen Zuordnungsmerkmalen findet sich hier.

Mit Hilfe der in GuestOffice integrierten Editoren erstellen Sie klickleicht Online-Registrierungs-Webseiten, Registrierungs-Formulare, Event-Websites und Web-Apps. Selbstverständlich sofort optimiert für Desktop und mobile Ansichten sowie je nach Bedarf in Deutsch oder Englisch.

Ihre Vorlagen für personalisierte Anlagen (Bestätigungen, Einlasskarten, Tickets, Terminpläne), erstellen Sie ganz einfach in einer DocX Datei, dann einfach uploaden und GuestOffice erledigt den Rest für Sie. Für Ihre E-Mails sind funktionsreiche Editoren in GuestOffice beinhaltet, die personalisierte E-Mails mit individuellen Anreden und Informationen ermöglichen. Die integrierten Textbausteine bieten neben dem Kopieren, das schnelle integrieren von Textelementen.

Die flexible do-it-yourself Administration aller Ihrer Projekte schließt auch das Anlegen von buchbaren Workshops, Programmpunkten, Termine oder auch Eintrittskarten zu Ihren Events, Seminaren, Messen ein. Selbstverständlich inklusive einer Kategorien-Steuerung und dem Kontingentmanagement.

Mit GuestOffice bieten Sie Hotelzimmer an und Shuttle-Fahrten Die Funktionen hierzu unterstützen Sie bei Ihrer täglichen Arbeit und es wird zu einer klickleichten Sache in Ihrem Eventmanagement.

Ganz gleich ob Sie Eintrittskarten für ein Event, QR Code Tickets für einen Kongress, nebst dem Live-Print von Namensschildern benötigen, der Check-In von GuestOffice unterstützt Sie dabei klickleicht, mit flexiblen Funktionen und bei Bedarf mit einer integrierten Einlass Web-App.

Das Sie Ihre Abläufe fest im Griff, die Kosten stets im Blick und Dokumente zu Ihren Projekten stets klickbereit zur Verfügung haben sind ebenso digitale Helfer für Sie, wie die Checklisten-Funktionen, nebst ihren Funktionen.

Für Ihre Termine, Aufgaben und anstehenden Erledigungen haben wir in GuestOffice, einen zentralen Kalender integriert. Dazu steht Ihnen ein Modul für Aufgaben und Todo´s zur Verfügung, das Sie in allen Schritten mit Ihren Veranstaltungsprojekte begleitet.

Ein integriertes Faktura-Modul verbunden mit einer E-Payment Option erlaubt, eine projektbezogene Faktura, bereits direkt z.B. bei der Buchung einer Kongressteilnahme. Das Sales Modul bietet ergänzend die Möglichkeit Angebote, Aufträge und Verträge auch automatisiert zu erzeugen.

Die integrierte Ressourcen-Funktion leistet das Verkaufen und Vermieten von Materialien, Geräten, Dienstleistungen, Teilnahmen, Flächen und vieles mehr. Nebenbei managt sie auch Ihr vorhandenes Equipment und die Bestandspflege sowie die individuelle Buchung zu Ihren Projekten.

Für Ihre besonderen Anlässe und einer Platzierung Ihrer Ehrengäste, bei einem Jubiläum in den ersten zwei Sitzreihen oder z.B. einer Gala an Tischen bietet GuestOffice eine Funktion für Sie. Sollten Sie externe Eintrittskarten-Codes belegen bzw. verteilen müssen z.B. zu einer Messe so bietet GuestOffice auch hier seine automatisierte Unterstützung für Sie an.

Neben dem Manuellen Anlegen von Personen- und Adress-Daten stehen Import-Funktionen zur Verfügung. Für Ihre notwendigen Exporte bieten wir als Standard in allen Funktionsbereichen Exporte, im xlsx Format. Für individuelle Anbindungen an externe Systeme halten wir individuelle Schnittstellen für Sie bereit.

Manchmal erscheint es magisch, unser Ziel ist es stets aufwändige Aktionen, in einer zeitsparenden Funktion zu vereinen. So bietet unsere Event-Software auch das automatische Verteilen von Datenlisten aus Ihren Projekten an, eine Web-Link Domain-Wandel-Funktion für alle Ihre Webadressen, die Sie z.B. in eine E-Mail integrieren möchten, mit dem Ziel der Spam-Vermeidung, eine Blackbox, um einen Widerruf zur Datenverarbeitung DSGVO konform und sicher managen zu können. Es fehlt Ihnen ein Datenfeld? Kein Problem, die Freitextfeld Funktion ermöglicht Ihnen das Anlegen von neuen Datenfeldern und steht auch gleich in der Ausgabe für die Online-Event-Registrierung oder Ihren Nachrichten zur Verfügung. Und auch die Frage an Ihre Gäste: Begleitet Sie jemand? Hier erlauben Sie die Auswahl einer oder mehrerer Begleitpersonen und die individuelle Buchung von Programmen. Und ganz am Ende erzeugen Sie noch eine kleine Umfrage unter Ihren Teilnehmern, so dass Sie auch direkt und schnell ein Feedback zu Ihrem Projekt erhalten und vieles mehr.