Wir machen Sie zum Zeit- und Kostensparer in Ihrem Eventmanagement

GuestOffice: Die funktionsstarke Online-Software für jedes Format

Warum sind Sie auf der Suche?

Das Wichtigste auf einen Blick

Im Baukasten-Prinzip entwickelt und mit dem 360 Grad Blick auf Ihre Aufgaben gedacht und gemacht! GuestOffice von First Solutions stellt Ihnen alle benötigten Software-Funktionen in einer Bedienungs-Oberfläche bereit und das easy-to-use und so zeitsparend wie möglich.

Nachhaltigkeit trifft Automatisierung und Kreativität. Sie steuern, informieren und vernetzen. Dabei verbinden Sie alle Prozessschritte im Einladen, Registrieren, Buchen und Informieren mit dem Ziel: Zeit, Listen und Kosten zu sparen.

Sie laden ein und Ihre Teilnehmer checken ein, vor Ort drucken Sie in realtime und live die Namensschilder. Alle Workshops, Tickets, Programme oder Hotelzimmer wurden online gebucht. Und das alles easy-to-use und garantiert ohne Listen-Wirrwarr.

100% Digital. Alles in Ihrer privaten Cloud - selbstverständlich SSL-verschlüsselt und DSGVO-konform, in Deutschland gehostet. Mit GuestOffice entscheiden Sie sich für eine sichere, multi- projektfähige Event Software made in Germany.

Was bietet Ihnen eine GuestOffice Software:

Klickleichtes Einladen, Buchen & Informieren

Mit GuestOffice verfügen Sie über eine Software für Ihr Teilnehmer-Management, welche die Aufgabe zum einfachen digitalen Einladen durch personalisierte E-Mails ebenso effektiv und modern unterstützt wie die dazugehörende Online-Registrierung und den zahlreichen darin befindlichen buchbaren Elementen.

Daten- & Content-Management

Die flexible und funktionsreiche Struktur erlaubt die Steuerung und Erhebung von Daten nach von Ihnen selbst gewählten Kategorien und Gruppen. Somit spielt es keine Rolle, ob Sie Mitarbeiter für eine Fortbildungs- und Seminar-Serie ansprechen oder Kunden für eine Online-Präsentation, einen Tag der offenen Tür, Messe oder Roadshow, Und das alles in einer Software im DIY (do-it-yourself) Modus.

E-Mail & Print-Kommunikation

Die Funktionen zur Kommunikation in dieser Teilnehmer-Management Software erlauben den vollautomatischen, zeitgesteuerten Versand von personalisierten E-Mail-Nachrichten nebst personalisierten Anlagen für weitere Informationen, Teilnahme-Bescheinigungen, QR-Code Check-In und bei Bedarf auch alles klassisch zum Ausdrucken.

Adressen, Kontakte & Historien

Das integrierte Adress-CRM ermöglicht optional ein facettenreiches Management Ihrer Kontakte, eine vollautomatische Historien- und Daten-Administration ganz gleich ob mit Blick auf Ihre Compliance-Regeln, der Zustimmung zur Datenverarbeitung und Ihren individuellen Zuordnungsmerkmalen findet sich hier.

Event-Websiten & Event-Apps

Mit Hilfe der in GuestOffice integrierten Editoren erstellen Sie klickleicht Online-Registrierungs-Webseiten, Registrierungs-Formulare, Event-Websites und Web-Apps. Selbstverständlich sofort optimiert für Desktop und mobile Ansichten sowie je nach Bedarf in Deutsch oder Englisch.

Vorlagen & automatische Anhänge

Ihre Vorlagen für personalisierte Anlagen (Bestätigungen, Einlasskarten, Tickets, Terminpläne), erstellen Sie ganz einfach in einer DocX Datei, dann einfach uploaden und GuestOffice erledigt den Rest für Sie. Für Ihre E-Mails sind funktionsreiche Editoren in GuestOffice beinhaltet, die personalisierte E-Mails mit individuellen Anreden und Informationen ermöglichen. Die integrierten Textbausteine bieten neben dem Kopieren, das schnelle integrieren von Textelementen.

Workshops, Programme & Tickets

Die flexible do-it-yourself Administration aller Ihrer Projekte schließt auch das Anlegen von buchbaren Workshops, Programmpunkten, Termine oder auch Eintrittskarten zu Ihren Events, Seminaren, Messen ein. Selbstverständlich inklusive einer Kategorien-Steuerung und dem Kontingentmanagement.

Hotels & Shuttles

Mit GuestOffice bieten Sie Hotelzimmer an und Shuttle-Fahrten Die Funktionen hierzu unterstützen Sie bei Ihrer täglichen Arbeit und es wird zu einer klickleichten Sache in Ihrem Eventmanagement.

Einlassmanagement & Check-In

Ganz gleich ob Sie Eintrittskarten für ein Event, QR Code Tickets für einen Kongress, nebst dem Live-Print von Namensschildern benötigen, der Check-In von GuestOffice unterstützt Sie dabei klickleicht, mit flexiblen Funktionen und bei Bedarf mit einer integrierten Einlass Web-App.

Checklisten, Dokumente & Budgets

Das Sie Ihre Abläufe fest im Griff, die Kosten stets im Blick und Dokumente zu Ihren Projekten stets klickbereit zur Verfügung haben sind ebenso digitale Helfer für Sie, wie die Checklisten-Funktionen, nebst ihren Funktionen.

Termine, Aufgaben & Todo´s

Für Ihre Termine, Aufgaben und anstehenden Erledigungen haben wir in GuestOffice, einen zentralen Kalender integriert. Dazu steht Ihnen ein Modul für Aufgaben und Todo´s zur Verfügung, das Sie in allen Schritten mit Ihren Veranstaltungsprojekte begleitet.

Angebot, Auftrag & Rechnungen

Ein integriertes Faktura-Modul verbunden mit einer E-Payment Option erlaubt, eine projektbezogene Faktura, bereits direkt z.B. bei der Buchung einer Kongressteilnahme. Das Sales Modul bietet ergänzend die Möglichkeit Angebote, Aufträge und Verträge auch automatisiert zu erzeugen.

Equipment & Ressourcen

Die integrierte Ressourcen-Funktion leistet das Verkaufen und Vermieten von Materialien, Geräten, Dienstleistungen, Teilnahmen, Flächen und vieles mehr. Nebenbei managt sie auch Ihr vorhandenes Equipment und die Bestandspflege sowie die individuelle Buchung zu Ihren Projekten.

Platzierung & Belegungen

Für Ihre besonderen Anlässe und einer Platzierung Ihrer Ehrengäste, bei einem Jubiläum in den ersten zwei Sitzreihen oder z.B. einer Gala an Tischen bietet GuestOffice eine Funktion für Sie. Sollten Sie externe Eintrittskarten-Codes belegen bzw. verteilen müssen z.B. zu einer Messe so bietet GuestOffice auch hier seine automatisierte Unterstützung für Sie an.

Import, Export & Schnittstellen

Neben dem Manuellen Anlegen von Personen- und Adress-Daten stehen Import-Funktionen zur Verfügung. Für Ihre notwendigen Exporte bieten wir als Standard in allen Funktionsbereichen Exporte, im xlsx Format. Für individuelle Anbindungen an externe Systeme halten wir individuelle Schnittstellen für Sie bereit.

Special: Der GuestOffice Zauberkasten

Manchmal erscheint es magisch, unser Ziel ist es stets aufwändige Aktionen, in einer zeitsparenden Funktion zu vereinen. So bietet unsere Event-Software auch das automatische Verteilen von Datenlisten aus Ihren Projekten an, eine Web-Link Domain-Wandel-Funktion für alle Ihre Webadressen, die Sie z.B. in eine E-Mail integrieren möchten, mit dem Ziel der Spam-Vermeidung, eine Blackbox, um einen Widerruf zur Datenverarbeitung DSGVO konform und sicher managen zu können. Es fehlt Ihnen ein Datenfeld? Kein Problem, die Freitextfeld Funktion ermöglicht Ihnen das Anlegen von neuen Datenfeldern und steht auch gleich in der Ausgabe für die Online-Event-Registrierung oder Ihren Nachrichten zur Verfügung. Und auch die Frage an Ihre Gäste: Begleitet Sie jemand? Hier erlauben Sie die Auswahl einer oder mehrerer Begleitpersonen und die individuelle Buchung von Programmen. Und ganz am Ende erzeugen Sie noch eine kleine Umfrage unter Ihren Teilnehmern, so dass Sie auch direkt und schnell ein Feedback zu Ihrem Projekt erhalten und vieles mehr.

Klickleichte Erstellung von eindrucksvollen Einladungen & Event-Websiten

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GuestOffice is made with ❤ love in Baden-Württemberg.

Kundenstimmen

Mitglieder im do-it-yourself Club

GuestOffice ist bei der Umstellung auf digitales Einladungs-Management und der Straffung unserer Prozesse im Eventbereich eine große Unterstützung. Die schnelle und reibungslose Akkreditierung unserer Gäste hinterlässt einen professionellen Eindruck.

Séverine Liebscher
EnBW Energie
Baden-Württemberg

Die unkomplizierte Erfassung von Teilnehmenden bei GuestOffice im komplexen und dynamischen Umfeld der deutschen G7-Präsidentschaft hat einen wichtigen Beitrag zum Gelingen unterschiedlicher Veranstaltungen geleistet.

Anna Krigar
Organisationsstab
Vorsitze 2021/2022
Auswärtiges Amt

Der größte Mehrwehrt ist der Wegfall der zuvor aufwendige Teilnehmer-Pflege in Excel. Die einfache Kommunikation mit unseren Gästen per E-Mail ist ebenfalls sehr komfortabel und zeitsparend!

Nicole Küchler
BYK-Chemie

Das GuestOffice ermöglicht uns ein datenschutzkonformes Einladungsmanagement für alle Veranstaltungs-Formate und unseren Gästen eine unkomplizierte Handhabung. Womit wir sehr zufrieden sind.

Anke Wilhelm
Stiftung Energie & Klimaschutz

Ich kann das GuestOffice jederzeit weiterempfehlen. Es hat alles was man für ein gutes Gästemanagement braucht. Es organisiert optimal die Gästeprofile, hat viele individuelle Einstellungen, die man im Do-It-Yourself ganz einfach selbst einstellen kann.

Dr. Michaela Conen
Universität der Künste Berlin

Das ist ein kleiner Auszug an Kunden-Stimmen. Sie setzen bereits auf die Flexibilität mit einer Software von FIRST SOLUTIONS.

Wann starten Sie mit einer echten flexiblen 100%-tigen Do-it-yourself Event-Software?

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

FAQ - Häufige Fragen

  • 1

    Kann ich GuestOffice unverbindlich testen?

    Ja, nach einer Präsentation und einer von FIRST SOLUTIONS geführten Einweisung ist das problemlos möglich.

  • 2

    Was kostet mich GuestOffice?

    Alle FIRST SOLUTIONS Software-Lösungen bieten wir als SaaS Lösung oder zum Kauf an. Preise auf Anfrage.

  • 3

    Unterstützt mich First Solutions auch vor Ort?

    Selbstverständlich unterstützen wir Sie vor Ort und bieten einen kompletten Rundum-Event-Service an. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

  • 4

    Wo hosten Sie GuestOffice?

    Wir hosten GuestOffice auf eigenen Servern in Deutschland und bieten für Kunden eine Private Business Cloud zum Betrieb von GuestOffice oder einem eigenen Server, alles DSGVO konform.

  • 5

    Wie gehen Sie mit dem Thema DSGVO um?

    Wir garantieren den ernsthaften Umgang mit Datenschutz und Datensicherheit und arbeiten DSGVO-konform. Darüber hinaus gibt es jede Menge Software-Werkzeuge in GuestOffice, die Sie unterstützen, bestmöglichst alle Aufgaben und Informationen datenschutzkonform zu organisieren.

  • 6

    Bietet GuestOffice auch eine Event App?

    GuestOffice ist mit seinen Projekt-Webseiten für die Einladung, Buchung, Registrierung und Information responsive und auf allen Endgeräten verfügbar. Eine Web-App für besondere Aufgaben steht optional zur Verfügung. Zudem bieten wir individuelle Datenanbindungen zu Event-Apps Ihrer Wahl an.

  • 7

    Wie aufwändig ist die Einführung von GuestOffice?

    Der Aufwand für die Einführung richtet sich im Regelfall nach den von Ihnen gewählten Modulen, Funktionen und den Formaten Ihrer Projekte. Gerne informieren wir Sie hierzu individuell abgestimmt auf Ihre Anforderung und Ihren Bedarf. Bei uns gilt in der Einführung "one face to the customer" und wir stehen Ihnen solange mit unseren Trainings und Beratungen zur Verfügung, bis Sie erfolgreich mit Ihrem GuestOffice von unserer Startrampe gekommen sind.

  • 8

    Wird GuestOffice weiterentwickelt, erhalte ich Updates und gibt es einen Support?

    Ja, wir entwickeln GuestOffice laufend weiter. Im Regelfall stellen wir 1-2x pro Jahr ein großes Release-Update für unsere Kunden bereit. Als Kunde mit einem Wartungsvertrag steht Ihnen unser FS Helpdesk, eine Vielzahl an kostenfreien Webinaren sowie unsere umfassende und laufend erweiterte Online-Hilfe zur Verfügung.

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Eine Lösung beginnt immer mit einem 1.Schritt! Lassen Sie sich unverbindlich einen ersten Eindruck von unserer, für Sie passenden Software-Lösung geben.

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