Die Funktionen machen den Unterschied

Sie werden staunen welche Vielfalt, die GuestOffice Software für Sie zur Verfügung stellt und dass bei Bedarf ganz individuell, weil die Architektur im Baukasten-Verfahren es möglich macht.

Es sind die vielen Kleinigkeiten, die Ihre Zeit kosten, mit GuestOffice erleben Sie eine Nachhaltigkeit für Ihre Zeit und Ihre Daten

Die Funktionen liefern die Flexibilität

Mit GuestOffice bringen Sie Ihre Teilnehmer-Management und alle Events zum fliegen

Das GuestOffice Event-Management System ist ausgestattet mit einem sehr umfangreichen Tool-Kit, das es Ihnen ermöglicht Ihre Projekte so aufzustellen, dass Ihre Registrierungen und Einladungsprojekte nahezu vollautomatisch verarbeitet werden können.

Nicht einmal die wöchentliche "Wer hat sich denn schon angemeldet" Liste oder die bei einem Seminar nachfolgenden Teilnehmer-Bescheinigungen müssen von Ihnen manuell erzeugt oder versendet. Das übernimmt Ihre GuestOffice Software für Sie.

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Einladen, Buchen & Informieren

Einladen mit einer flexiblen Event-Software

Sie erstellen ein Projekt, mit Hilfe einer vorbereiteten Vorlage, laden Ihre Einladungs-Liste hoch oder matchen in Frage kommende Personen aus Ihrem Adressbereich. Stellen alle Informationen ins Projekt ein

und aktualisieren die E-Mail-Vorlagen. Die integrierte Online-Registrierung erhält eine aktuell Projekt-Grafik und ist live, ihr Einladungs-Versand nebst einem Reminder ist automatisch terminiert.

  • Projekt-Funktion

  • Daten-Management

  • E-Mail-Automatik

  • Kontingente

  • Anmeldefristen

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Daten- & Content-Management

Die Projekte in GuestOffice bieten zahlreiche Funktionen und Datenfelder für Ihren Content, die benötigten Personendaten, individuelle Fragen oder Uploads.

Zusätzlich können Sie Ihren Content und Ihre Datenfelder kategorisiert steuern. Wer bekommt was zu sehen oder zur Buchung angeboten. Alles ist flexibel einstellbar.

  • Datenfelder

  • Vorlagen-Editor

  • Fragen

  • Kategorien

  • Gruppen

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E-Mail & Print-Kommunikation

Einzelne Einladungen per E-Mail oder gedruckt zu einer geschlossenen Veranstaltung zu versenden ist ebenso einfach parallel mit GuestOffice zu erledigen, wie die

zeitgesteuerte Automatische Aussendung aller Nachrichten in Ihrem Projekt. Das Exportieren von Einladungscodes für eine externe Weiter-Verarbeitung ist ebenfalls möglich.

  • Automatik-Versand

  • Einladungscodes

  • Print-Einladung

  • Digitale Einladung

  • Double-Opt-In

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GuestOffice macht Sie zum Zeitsparer im Organisieren Ihres Eventmanagements

Wie macht GuestOffice das?

Funktionalitäten die Ihnen den Alltag leichter machen, Ihre Listen und Mausklicks reduzieren. Und ja, natürlich ist das beim Start mit GuestOffice erstmal ein richtiger Sprint und dann wird Ihr Teilnehmermanagement zu einem Spaziergang.

Kostprobe gefällig?

Sie organisieren die Messebeteiligung Ihres Unternehmens, laden Hunderte oder Tausende von Kunden ein. Sie möchten deren Feedback, kommen Sie sie besuchen? Wünschen Sie einen Termin am Stand? Benötigt Ihr V.I.P. einen Shuttle vom Flughafen zur Messe? Wem wird ein Messe-Ticket angeboten und dann direkt von GuestOffice übermittelt!

Funktionalität trifft auf Nachhaltigkeit

Adressen, Kontakte & Historien

Ist ein universelles Werkzeug, um Adressbestände zu organisieren und alle Aufgaben im Akquise-, Lead- und Gäste-Management integriert erledigen zu können. Effektive Kontaktpflege,

integriertes Arbeiten mit Ihren gesamten Kontakt-Datenstämmen. Bei z.B. Einladungen werden Sie automatisch mit Ihren Event-Projekt-Informationen verbunden.

  • Kontakte 

  • Historien

  • Merkmale

  • E-Mail und Print

  • Herkunft

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Event-Webseiten & Event-Apps

Klickleicht und Projekt-bezogen aktivieren Sie eine „Post-Event-Website“ mit Fotos, Filmen, Shorts der Vorträge uvm. Optional bietet GuestOffice eine integrierte Web-App,

zum Informieren und anbieten weiterer buchbarer Inhalte. Und bei Bedarf binden wir Ihre individuelle Lieblings-Event-App mithilfe unserer Schnittstellen ein.

  • Event-Webseite

  • Event-App

  • Integration

  • Online-Registrierung

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Vorlagen & automatische Anhänge

Der integrierte E-Mail-Editor und das Management der personalisierten Anlagen auf Basis einer DocX Datei bieten zahlreiche Optionen für die Organisation Ihrer Kommunikation

mit Gästen, Mitarbeitern, Kunden, Referenten und Teilnehmern. Ganz gleich ob ein Massenversand oder einzelne individuelle Nachrichten erzeugt werden müssen.

  • Vorlagen

  • E-Mail Editor

  • DocX

  • Textbausteine

  • Newsletter

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Workshops, Programme & Tickets

Die P.O.A Funktion (point-of-action) leistet das Anlegen von Workshops in einer Agenda gemischt mit separat buchbaren Programmunkten oder ganze Seminare und Serien. Sie schalten per Klick und kategorisiert,

die Sichtbarkeit, ob kostenfrei oder gegen Gebühr. Optional mit einem Kontingent belegt oder dann auch z.B. nur von Ihren Top-Kunden buchbar. Alles einfach und individuell im do-it-yourself einstellbar.

  • Point of action

  • Programmpunkt

  • Seminar

  • Workshop

  • Warteliste

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Reisen, Hotels & Shuttles

Hier bietet GuestOffice Funktion zum Abfragen der An- und Abreise Informationen, ob mit Pkw, Flug oder Bahn. Für etwaige Übernachtungs-Angebote bietet GuestOffice Funktionen

für das Buchen und belegen vorgebuchter Zimmer-Kontingente. Verbunden mit der Abfrage von individuellen Wünschen Ihrer Teilnehmer. Bei Bedarf bieten Sie individuelle Shuttles an.

  • Reisedaten

  • Übernachtung

  • Transfer

  • Transport

  • Zimmerbelegung

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Einlass-Management & Check-In

Für Ihren Surprise-Desk bietet GuestOffice Funktionen für alles, was rund um einen Gast, Besucher oder Teilnehmer an schnellem Bearbeiten notwendig sein kann. Für den Check-In oder Check-Out bietet GuestOffice eine

Integrierte Webapp, die Sie einfach mit einem Smartphone oder Tablet einsetzen. Und für kleine Anlässe, gibt es auch ein digitales „Klemmbrett“, so dass Sie dies in einer „digitalen Liste“ am Tablet erledigen können.

  • QR Code Check-In

  • Scannen

  • SMS Alert

  • Namenschilder

  • Digitales Klemmbrett

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Checklisten, Dokumente & Budget

Falls nötig erstellen Sie mit diesen Funktionen ganz einfach Ihre Event-Checkliste. Das Managen von Dokumenten und die zentrale Bereitstellung

für Sie, Ihr Team oder Ihre Teilnehmer ist hier ebenfalls berücksichtigt. Falls notwendig, leistet die Budgetfunktion einen echten Listenersatz.

  • Checklisten

  • Dokumente

  • Daten-Management

  • Budget

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Automation trifft Kreativität

Die Event Webseite erstellen Sie selbst!

Und das ganze ohne Programmierkenntnisse, ein einmal erstelltes Projekt dient immer wieder als Vorlage für das nächste Projekt. Einfach kopieren und das Großartige, mit GuestOffice organisieren Sie bei Bedarf beliebig viele und unterschiedliche Projekte parallel. Beim Kopieren bleiben alle E-Mail und Anlagen vorhanden, die Sie dann in allen Details editieren oder neu gestalten, die gewünschten Personen aus dem Adressbuch matchen oder mithilfe einer Excel-Datei importieren. Und schon geht’s los!

Automatisierung, da wo sie gebraucht wird!

Je nach Format Ihrer Veranstaltung, stellen Sie den Nachrichtenversand von der Einladung bis zum Follow-Up mit der Umfrage oder der Post-Event-Webseite vor-terminiert ein, die GuestOffice Software steuert automatisch den Versand für Sie. Automatische Nachrichten bei der Registrierung oder Buchung werden automatisch getriggert, der Status der Person rutscht von Eingeladen auf Bestätigt. Und das ist nicht alles!

Do-it-yourself – ohne Programmier-Kenntnisse

Termine, Aufgaben & Todo´s

Ein zentraler Kalender bietet die Möglichkeit alle Termine, Aufgaben und Fristen sofort im Blick zu haben. Das Dashboard unterstützt Sie dabei flexibel mit verschiedenen Ansichten.

Das Aufgaben-Modul mit seinen Vorlagen-Optionen ist mehr als nur eine Merkliste oder ein digitales Post-it. Die Team-Kommunikation in Ihrem Event-Projekt kann hier ebenfalls erfolgen.

  • Kalender

  • Aufgaben

  • Vorlagen

  • Übersichten

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Angebot, Auftrag & Rechnungen

Mit dem Sales- und Faktura-Modul erstellen Sie nicht nur projekt-bezogene Rechnungen. Die Buchungen können mit einem Angebot oder einer notwendigen

Bestell-Bestätigung, bis hin zu Verträgen, manuell oder automatisiert bei Online-Buchungen erzeugt werden.

  • Angebote

  • Auftragsbestätigung

  • Rechnungen

  • E-Payment

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Equipment & Ressourcen

Das optionale Ressourcen Modul bietet die Möglichkeit, Leistungen, Produkte, Flächen, Teilnahmen zu vermieten oder zu verkaufen. Neben den Lieferanten können Sie hier auch Bestände oder Abhängigkeiten verschiedener Produkte

und Leistungen einstellen. Die Kategorien-Steuerung ermöglicht dann das individuelle Angebot z.B. für „Vip-Kunden“ oder Mitglieder“. Und bei Bedar managen Sie damit Ihr internes eigenes Equipment.

  • Dienstleistungen

  • Vermieten

  • Verkaufen

  • Online-Buchung

  • Equipment

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Platzierung & Belegungen

Die Funktion leistet Ihnen Hilfe für eine notwendige Platzierung und ermöglicht die Antwort auf die Frage: Wer sitzt wo? Die Belegungs-Funktion bietet Ihnen flexible Möglichkeiten wann immer Sie eine

Vergabe oder Belegung vornehmen bzw. anbieten möchten, ob ein kostenfreies Besuchsticket zu einer Messe, das Konzert-Ticket, dem Online-Seminar oder den Zugang zu einem Live-Stream.

  • Sitzplatz

  • Eintrittskarten

  • Messe-Besuch

  • Live-Stream

  • Online-Event

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Import, Export & Schnittstellen

Die verschiedenen Import- und Exporte von Daten leistet die GuestOffice Software in allen Menüs. Je nach Bedarf unterstützt Sie die Export-Individual-Funktion mit dem

eigenen Gestalten von Exporten, in ein xlsx-Format. Und je nach Bedarf übernehmen unsere Schnittstellen den Datentausch mit Ihren anderen Systemen.

  • Excel

  • Import

  • Export

  • Schnittstellen

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Special: Der GuestOffice Zauberkasten

Was finden Sie noch an Funktionen in der GuestOffice Software: Einen Baukasten für eine schnelle Umfrage direkt nach Ihrem Event ist ebenso integriert, wie die Möglichkeit alle Personen- und Projekt-Daten flexibel nach Geschäftsbereichen zu trennen. Dies erlaubt diese flexible Event-Software optional mit der getrennten Zustimmung zur Datenverarbeitung nach Geschäftsbereich,

von Benutzergruppen steuert die Rechte Ihres Teams in der GuestOffice Software. Auch das Verteilen von Zugängen an Ihre Teilnehmer für Ihre Online-Events, ob zu Teams, Zoom, GoToMeeting oder einem eigenen Live-Stream erledigt die „POA point-of-action“ Funktion je nach Bedarf gemeinsam mit den Belegungs-Optionen.

  • Datentrennung 
  • DSGVO
  • BenutzerrechteOnline-Gästeliste
  • Online-Event
  • Live-Stream

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